Évaluer la réussite de vos projets avec la méthode D.I.C.E

Garantir la réussite d’un projet est un processus complexe auquel un grand nombre d’entreprises et de donneurs d’ordres sont confrontés dans leurs activités quotidiennes. C’est un défi majeur car un projet réussi peut être déterminant à la fois pour sa survie ou son avantage concurrentiel. Mieux estimer la probabilité de succès est donc essentiel avant de lancer un projet, et pour ce faire plusieurs facteurs peuvent être pris en compte : des facteurs « soft » tels que le leadership, la motivation de tous les acteurs, la culture et la communication, et des facteurs dit « hards », comme la durée, l’intégrité, l’engagement des équipes et l’effort nécessaire, qui eux, peuvent être mesurés directement.

Les projets échouent souvent en raison d’une négligence liée aux facteurs « hards ». Il y a donc lieu de porter une attention particulière à ces facteurs avant que les facteurs « soft » ne soient traités. La méthodologie D.I.C.E., développée par le Boston Consulting Group, permet justement d’estimer la probabilité de réussite des projets sur l’évaluation des facteurs « hards ». De cette manière, les chefs de projets et responsables PMO peuvent utiliser un score D.I.C.E. comme indicateur de pilotage de portefeuilles et allouer en conséquence les ressources critiques sur les projets ayant le plus de chances de succès.

Premier facteur, la durée « D »

Les 4 facteurs « hard » ont été définis dans la méthode D.I.C.E. pour évaluer le taux de réussite d’un projet. Chaque facteur est évalué sur une échelle de 1 à 4 et plus le score est faible, plus le projet a des chances de réussite.

Le premier facteur est la durée. Les entreprises considèrent souvent à tort la durée totale du projet comme étant le seul critère à estimer pour ce premier facteur alors que celle-ci est moins critique pour le succès que le temps entre les différentes revues de projet. La méthode D.I.C.E. prévoit d’évaluer le critère Durée en fonction du délai entre deux revues d’un projet :

Durée entre deux
revues de projet
Score Durée D
< 2 mois 1
Entre 2 & 4 mois 2
Entre 4 & 8 mois 3
> 8 mois 4

Les revues régulières permettent de s’assurer du respect des délais et de la bonne conduite du projet. Cette étape d’analyse favorise la communication sur les problèmes rencontrés par les équipes projets et permet d’anticiper les risques à venir.

Pour améliorer un Score D, il est préconisé de se focaliser sur la fréquence des revues de projets. Les projets peuvent être découpés en phases ou jalons destinés à suivre l’avancement des activités et à affecter des ressources complémentaires si nécessaire.

Deuxième facteur, l’intégrité « I »

Le facteur Intégrité évalue les compétences des responsables de projets et des équipes. Cela sert à identifier dans quelle mesure les organisations peuvent compter sur leurs membres pour mener à bien leurs projets. Il s’agit de déterminer si le chef d’équipe maîtrise son organisation, s’il est en capacité d’assumer la responsabilité des décisions, de motiver ses équipes projets.

L’Intégrité permet également d’évaluer la capacité de l’équipe, en tant que collectif et aussi en tant que somme d’individualités à collaborer efficacement. La méthode D.I.C.E. propose de déterminer l’Intégrité de la manière suivante :

Intégrité
de l’équipe
Score Intégrité I
Très bonne 1
Bonne 2
Moyenne 3
Faible 4

Pour optimiser un score I, il est recommandé d’abord de s’assurer de la cohérence entre les exigences du projet et les compétences de chaque membre de l’équipe. D’autres pistes permettent également d’optimiser le score de l’Intégrité, comme le fait de fixer des objectifs ou des durées réalistes, de nommer officiellement les membres de l’équipe.

Ces pistes conjuguées les unes aux autres contribuent à améliorer la performance et l’intégrité générale du projet

Troisième facteur, L’engagement « C »

Le troisième facteur est l’Engagement. Il correspond à la lettre « C » comme « Commitment » en anglais. Il se décompose en deux niveaux C1 et C2 :

Le premier niveau C1 représente le niveau d’engagement des décideurs ou des parties à fortes responsabilités dans le projet. Il s’agit de déterminer au travers de cette mesure si les cadres supérieurs de l’organisation communiquent clairement sur la raison et l’importance du projet : y-a-t-il une corrélation logique entre le message communiqué et les ressources allouées ?

Ce critère a un poids plus important dans la formule D.I.C.E. car les organisations doivent favoriser la proximité avec le personnel.

Le facteur C1 est évalué de la manière suivante :

Engagement du management Score Intégrité C1
Communique le besoin 1
Souhaite le succès 2
Neutre 3
Réticent 4

 

Les managers surestiment souvent la perception par les équipes de leur engagement. Pour réduire un score C1, il est conseillé de renforcer l’engagement réel de la direction. L’engagement n’est pas le même sur tous les projets et doit être réexaminé selon le contexte du projet et la perception des équipes.

Le deuxième niveau C2 évoque l’engagement du personnel. Plusieurs questions permettent d’évaluer ce critère : les membres impactés par le projet ont-ils saisi clairement la raison du projet ? Sont-ils motivés pour le réaliser ?

Bien évidemment l’engagement des membres de l’équipe est essentiel à la bonne exécution des activités d’un projet, mais en fonction de la taille de l’entreprise, ce volet est souvent négligé pour plusieurs raisons : la multiplicité des projets dans l’organisation, le fait que chaque membre de l’équipe travaille sur plusieurs projets en parallèle, ainsi que la structuration matricielle des projets.

La méthodologie D.I.C.E invite justement à évaluer ce critère d’engagement du personnel au plus tôt afin d’identifier les résistances. Le facteur C1 est évalué de la manière suivante :

Engagement du personnel Score Intégrité C2
Volontaire 1
Souhaite le succès 2
Réticent 3
Fortement réticent 4

Pour réduire un score C2, il est recommandé de choisir un canal de communication adapté et de déterminer le rôle et les missions de chaque partie impactée par le projet. Les organisations peuvent également identifier des « quick wins » pour faciliter l’engagement du personnel à court terme.

Quatrième facteur, l’effort « E »

Ce facteur mesure l’effort supplémentaire que requière le projet. Il s’agit de déterminer si l’effort requit vient en supplément d’une charge de travail déjà importante. Idéalement, la charge de travail ne devrait pas augmenter de plus de 10%. Sur cette logique, la méthode DICE calcule ce critère de la façon suivante :

Effort supplémentaire
que nécessite le projet
Score

Effort E

< 10% 1
entre 10 & 20% 2
entre 20 & 40% 3
> 40% 4

Pour réduire un score E, il est préconisé de réfléchir à une combinaison stratégique d’allocation des efforts nécessaires aux exigences existantes et à celles du projet.

Si la charge de travail totale combinée ne peut être maintenue, il est conseillé de prioriser les activités en fonction de leur criticité.

La formule D.I.C.E

Le score D.I.C.E. est basé sur la formule suivante :

Score D.I.C.E. = D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E.

Un score D.I.C.E. situé entre 7 et 14 se situe dans la zone « Réussite », c’est-à-dire qu’il est susceptible de réussir. Un score entre 14 et 17 se situe dans la zone « Inquiétude » où le succès est difficile à prédire. Enfin un score supérieur à 17 tombe dans la « Danger » indiquant une grande imprévisibilité ou risque d’échec. Avec ces seuils, les PMO peuvent établir des tableaux de bord clairs :

Avantages…

Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez notre Directeur de Projets HABIB au 01.40.90.30.43 ou sur HBN@asco.fr

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